Văn thư vào sổ văn bản giấy nhận từ ngoài, cấp số đến, phân công xử lý hoặc để biết với hạn xử lý, xem sổ đi, sổ đến theo năm; người có vai trò xem tất cả xem toàn thư viện và xuất toàn bộ.
Vai trò Văn thư và Xem tất cả do quản trị thư viện gán trên Console. Văn thư có thêm mục Sổ đi, Sổ đến và nút Vào sổ văn bản đến trên trang Văn bản của Portal; người có vai trò xem tất cả mở được sổ và ngăn Toàn thư viện.
Vào sổ văn bản đến
Văn bản giấy nhận từ cơ quan, đơn vị ngoài được văn thư vào sổ đến để cấp số đến và giao người xử lý.
- Mở Văn bản, bấm Vào sổ văn bản đến.
- Ở Bản chụp văn bản, bấm Thêm bản chụp, tệp để tải ảnh chụp hoặc tệp quét của văn bản.
- Nhập Ngày đến, Nơi gửi, Số, ký hiệu gốc, Ngày văn bản, Trích yếu; ghi Ý kiến, ghi chú nếu cần.
- Ở Phân công xử lý, chọn phòng ban, nhóm hoặc từng người. Mỗi nơi trong danh sách Giao cho chọn Xử lý hoặc Để biết. Chọn Hạn xử lý nếu có.
- Bấm Vào sổ và phân công. Chưa biết giao ai thì bấm Vào sổ, phân công sau; chưa xong thì bấm Lưu nháp.
- Portal báo Đã vào sổ đến số …. Nơi được giao thấy văn bản ngay trong hộp văn bản đến.
Phân công sau, phân công thêm, theo dõi xử lý
- Mở văn bản đến trong Sổ đến, bấm Phân công (hoặc Phân công thêm), chọn nơi nhận, mục đích Xử lý hay Để biết, hạn xử lý, rồi bấm Thêm. Văn thư và người có vai trò xem tất cả làm được việc này.
- Khung Theo dõi người nhận ghi từng người: giờ đã xem, đã nhận, và cột Xử lý: Để biết, Hạn …, Chưa xử lý hoặc Đã xử lý ….
- Người được giao xử lý bấm Đã xử lý khi làm xong (xem Nhận và đọc văn bản nội bộ trên Portal).
Sổ đến, sổ đi
Bấm Sổ đến hoặc Sổ đi, chọn Năm. Sổ xếp số mới nhất trước. Sổ đến có Số đến, trích yếu kèm nơi gửi và số gốc, nơi được phân công, hạn, Ngày đến và trạng thái: Chờ phân công, Đang xử lý 0/1 (số nơi đã xử lý trên số nơi được giao xử lý), Đã xử lý, Để biết. Sổ đi có số, ký hiệu văn bản đã phát hành vào sổ đi, ngày văn bản và nơi nhận.
Xem tất cả và xuất toàn bộ
- Người có vai trò Xem tất cả có thêm ngăn Toàn thư viện: mọi văn bản đã phát hành của thư viện. Mở văn bản mình không nằm trong nơi nhận thì trang ghi Bạn đọc văn bản này với tư cách "xem tất cả" và lần mở được ghi nhật ký với tư cách đó.
- Ở ngăn Toàn thư viện, bấm Xuất toàn bộ để tải một tệp nén gồm mọi văn bản đã phát hành (kể cả đã thu hồi), tệp đính kèm và bảng danh sách. Tệp tải thẳng về máy, máy chủ không giữ bản nào. Giữ trang mở tới khi tải xong.
- Tệp nén chứa văn bản đã giải mã: cất ở nơi an toàn. Mỗi lần xuất được ghi nhật ký.
Khi ViLIB tắt Văn bản nội bộ
Trang ghi Văn bản nội bộ chỉ đọc tới ngày …. Mọi người vẫn đọc và tải văn bản về được, không soạn, gửi hay vào sổ mới. Người có vai trò xem tất cả nên Xuất toàn bộ ở ngăn Toàn thư viện trước ngày đó; sau ngày đó văn bản bị xoá hẳn.