Thư viện được ViLIB bật Văn bản nội bộ quản lý quyền ở nhóm Văn bản nội bộ của Console: số liệu, quyền gửi văn bản, vai trò văn thư và xem tất cả, phòng ban, nhóm nhận văn bản và nhật ký. Soạn, đọc văn bản trên Portal.
Văn bản nội bộ của thư viện số giúp thư viện, trường, cơ quan gửi văn bản, công văn điện tử tới phòng ban, nhóm và từng người. Văn bản soạn và đọc trên Portal (menu Văn bản); Console chỉ dùng để quản lý quyền, phòng ban và nhật ký. Nhóm Văn bản nội bộ chỉ hiện trên menu Console khi ViLIB đã bật cho thư viện; chưa bật thì liên hệ ViLIB.
Console không hiện nội dung, trích yếu hay số ký hiệu văn bản: chỉ người được gửi mới đọc trên Portal.
Tổng quan
- Thẻ Văn bản đi, Văn bản đến, Dung lượng (đã dùng trên mức ViLIB cấp), Có quyền gửi.
- Khung Xuất toàn bộ văn bản: người có vai trò Xem tất cả xuất trên Portal ở Văn bản › ngăn Toàn thư viện › Xuất toàn bộ. Chưa ai có vai trò này thì gán ở Quyền, vai trò.
- Bấm Mở Văn bản trên Portal để sang Portal.
Quyền, vai trò
Mọi thành viên thư viện, kể cả bạn đọc, đều nhận và đọc văn bản gửi tới mình hay nhóm mình mà không cần quyền. Quyền thêm:
- Gửi văn bản: soạn, gửi tới phòng ban, nhóm, từng người; văn bản không vào sổ, không có số.
- Văn thư: mọi việc của Gửi văn bản, cộng phát hành vào sổ đi có số, vào sổ đến, phân công, mở trang sổ. Quản trị thư viện có tài khoản Portal là văn thư mặc định.
- Xem tất cả: đọc mọi văn bản đã phát hành, mở trang sổ, xuất toàn bộ. Mỗi lần mở ghi nhật ký với tư cách "xem tất cả".
- Mở Văn bản nội bộ › Quyền, vai trò, bấm Cấp quyền cho thành viên.
- Gõ tên ở ô Tìm thành viên, chọn người, tích quyền, lưu. Gán Xem tất cả thì Console hỏi xác nhận.
- Lọc danh sách theo quyền hoặc theo tên.
Nếu quản trị thư viện chưa gắn tài khoản Portal, trang ghi Chưa có văn thư mặc định: gán vai trò Văn thư cho một tài khoản Portal, vì sổ đi, sổ đến và cấp số nằm trên Portal.
Phòng ban, nhóm
- Mở Văn bản nội bộ › Phòng ban, nhóm, bấm Tạo nhóm. Nhập tên, chọn Nằm trong (nhóm cha) hoặc Không (nhóm gốc).
- Chọn nhóm, bấm Thêm người, chọn thành viên (cán bộ hay bạn đọc), xác nhận.
- Người được thêm đọc được mọi văn bản đã gửi tới nhóm, kể cả văn bản cũ. Người bị bỏ khỏi nhóm hết quyền đọc ngay các văn bản chỉ gửi qua nhóm đó.
- Thành viên nhóm con đọc được văn bản gửi tới nhóm cha.
- Chỉ xoá được nhóm chưa nhận văn bản nào và không còn nhóm con.
Nhật ký văn bản nội bộ của thư viện số
Văn bản nội bộ › Nhật ký có hai loại: Mở văn bản (mỗi lần mở, tải tệp, gửi, gửi bổ sung, thu hồi, vào sổ đến, xuất toàn bộ) và Quản trị (cấp, bỏ quyền, vai trò, đổi phòng ban, nhóm, thành viên nhóm). Lọc theo người, theo văn bản, theo ngày, hoặc chỉ lần mở nhờ Xem tất cả. Nhật ký chỉ ghi thêm, không sửa, không xoá được.
Khi ViLIB tắt tính năng
Trang ghi Văn bản nội bộ đã tắt từ … và văn bản chỉ đọc, tải về được tới ngày ghi trên băng. Bấm Sang Portal để xuất toàn bộ trước hạn. Quá hạn thì trang ghi Đã hết hạn giữ văn bản.
Xem thêm
- Thêm và gỡ người quản trị cho thư viện
- Nhóm, lớp trên Console: nhóm của thư viện, nhóm xin liên kết, tạo nhóm
Xem thêm: Văn bản nội bộ cho thư viện, cơ quan; thư viện số cho cơ quan, doanh nghiệp.