Soạn, gửi, theo dõi và thu hồi văn bản nội bộ trên Portal

Người có quyền gửi văn bản soạn văn bản trên Portal, đính kèm tệp, chọn phòng ban, nhóm hoặc từng người nhận, lưu nháp, gửi, theo dõi ai đã xem, đã nhận, gửi bổ sung và thu hồi.

Soạn và gửi văn bản trên Portal cần quyền Gửi văn bản hoặc vai trò Văn thư, do quản trị thư viện cấp trên Console. Ở đầu trang Văn bản, dưới tiêu đề, Portal ghi quyền của bạn: có quyền gửi, văn thư, xem tất cả. Chưa có quyền thì không có nút Soạn văn bản.

Soạn và gửi

1. Mở Văn bản, bấm Soạn văn bản.
2. Văn thư chọn Số văn bản: Vào sổ đi, cấp số tự động (nhập Ký hiệu, ví dụ TB-TVHA; số tự cấp đứng trước), Vào sổ đi, nhập số đã có hoặc Không vào sổ. Người có quyền gửi (không phải văn thư) gửi văn bản không vào sổ, có thể ghi Số, ký hiệu (nếu có).
3. Chọn Ngày văn bản, nhập Trích yếu (bắt buộc) và Nội dung.
4. Bấm Thêm tệp để đính kèm. Dòng Đã dùng … / … là dung lượng của cả thư viện; mỗi tệp có cỡ tối đa theo mức ViLIB cấp.
5. Ở Nơi nhận: tích Phòng ban, nhóm, hoặc gõ ít nhất 2 chữ của tên ở ô Từng người rồi bấm Thêm. Tích một nhóm thì các nhóm con của nó được gồm luôn (ghi trong …). Danh sách Gửi tới ở dưới; bấm × để bỏ.
6. Bấm Gửi (văn thư chọn vào sổ đi thì nút là Phát hành vào sổ đi). Người nhận thấy văn bản ngay trong hộp văn bản đến.

Lưu nháp, soạn tiếp

• Bấm Lưu nháp để lưu văn bản chưa gửi, cùng các tệp đã tải lên. Nháp chỉ bạn thấy, nằm ở ngăn Nháp.
• Mở nháp trong ngăn Nháp, bấm Soạn tiếp để gửi, hoặc Xoá nháp để xoá hẳn cả tệp.
• Bấm Thôi khi nháp đã lưu: Portal hỏi Giữ trong Nháp hay Xoá nháp.

Theo dõi người nhận

1. Mở ngăn Đã gửi, bấm vào văn bản.
2. Khung Theo dõi người nhận ghi số người đã xem, đã nhận, và từng người: giờ Đã xem, giờ Đã nhận, hoặc chưa xem, chưa nhận.
3. Cần gửi thêm người, nhóm: bấm Gửi bổ sung, chọn nơi nhận, bấm Thêm.

Thu hồi văn bản

Gửi nhầm thì mở văn bản, bấm Thu hồi và xác nhận. Mọi người nhận không còn đọc được văn bản, kể cả người đã xem. Tệp người nhận đã tải về máy thì không lấy lại được. Không bỏ thu hồi được: cần gửi lại thì soạn văn bản mới.

Xem thêm

• Nhận và đọc văn bản nội bộ trên Portal
• Văn thư: sổ đi, sổ đến, vào sổ văn bản đến và phân công xử lý
• Văn bản nội bộ cho thư viện, cơ quan